About your member data and GDPR

GDPR – The data law that affects us all

The board for Museum & Archives at Kivik is responsible for ensuring that member information is handled and stored securely, both manually and digitally. Manual membership registers are only kept internally on behalf of the board and are saved in the association's archives. Digital member registers are only handled on the mail server by the chairman and treasurer, whereby it is required that anti-virus programs and firewalls, etc. technical solutions are updated. The manual registers are only used for sending the association's member gifts and association mail and are not disclosed to third parties. The digital registers are only used for sending invitations, newsletters and association announcements and are not disclosed to third parties.
Medlemsuppgifter består av endast två (2) eller tre (3) uppgifter om medlemmen: (1) namn, (2) postadress och i förekommande fall (3) mailadress. Inga övriga uppgifter registreras eller sparas om medlemmen i fråga, och föreningen för inga övriga register. Medlem anses ge sitt samtycke (laglig grund) till registreringen av kontaktuppgifterna i samband med registrering och inbetalning av medlemsavgift. Medlem får vid registreringstillfället information om på vilket sätt uppgifterna används och att medlemmen kommer att få ett nyhetsbrev på mail varje månad. Medlem kan när som helst säga upp sitt medlemskap och/eller begära att uppgift tas bort eller avsäga sig nyhetsbrev (mail). I samband med detta tas medlemsuppgiften omgående bort ur registret. För detta ansvarar styrelsen. Medlem som inte betalar och förnyar sin avgift i föreskriven tid, och som inte heller svarar på utskick och påminnelser, anses ha begärt utträde ur föreningen och tas bort ur register, utskick och nyhetsbrev (mail) senast året efter senaste inbetalning av medlemsavgift eller att annan kontakt med medlemmen har ägt rum. För ständiga medlemmar gäller inte regeln om att avgift ska erläggas. Medlem äger rätt att få veta vilka uppgifter som sparas och att få ta del av uppgift om sig själv. Medlem måste meddela om uppgift (namn, adress, mailadress) inte stämmer, varvid föreningens styrelse ansvarar för att rättelse sker omgående.