Om dina medlemsuppgifter och datalagen GDPR

Styrelsen för Museum & Arkiv på Kivik är ansvarig för att medlemsuppgifter hanteras och förvaras på ett tryggt sätt, såväl manuellt som digitalt. Manuella medlemsregister förs endast internt för styrelsens räkning och sparas i föreningens arkiv. Digitala medlemsregister hanteras endast på mailserver av ordförande och kassör, varvid krävs att antivirusprogram och brandvägg, m.fl. tekniska lösningar är uppdaterade. De manuella registren används bara för utskick av föreningens medlemsgåvor och föreningspost och lämnas inte ut till tredje part. De digitala registren används bara för utskick av kallelser, nyhetsbrev och föreningsmeddelanden och lämnas inte ut till tredje part.
Medlemsuppgifter består av endast två (2) eller tre (3) uppgifter om medlemmen: (1) namn, (2) postadress och i förekommande fall (3) mailadress. Inga övriga uppgifter registreras eller sparas om medlemmen i fråga, och föreningen för inga övriga register. Medlem anses ge sitt samtycke (laglig grund) till registreringen av kontaktuppgifterna i samband med registrering och inbetalning av medlemsavgift. Medlem får vid registreringstillfället information om på vilket sätt uppgifterna används och att medlemmen kommer att få ett nyhetsbrev på mail varje månad. Medlem kan när som helst säga upp sitt medlemskap och/eller begära att uppgift tas bort eller avsäga sig nyhetsbrev (mail). I samband med detta tas medlemsuppgiften omgående bort ur registret. För detta ansvarar styrelsen. Medlem som inte betalar och förnyar sin avgift i föreskriven tid, och som inte heller svarar på utskick och påminnelser, anses ha begärt utträde ur föreningen och tas bort ur register, utskick och nyhetsbrev (mail) senast året efter senaste inbetalning av medlemsavgift eller att annan kontakt med medlemmen har ägt rum. För ständiga medlemmar gäller inte regeln om att avgift ska erläggas. Medlem äger rätt att få veta vilka uppgifter som sparas och att få ta del av uppgift om sig själv. Medlem måste meddela om uppgift (namn, adress, mailadress) inte stämmer, varvid föreningens styrelse ansvarar för att rättelse sker omgående.